BIツールで予算管理を行うには、異なる条件での予測結果の比較や、変化のシミュレーションを行うツールとして、プランニングツールを活用することになります。 この際、使用する人、分析レベルに応じて、導入するBIツールの分析レベルと操作の直観性を決定することが大事です。
経営層が社内の様々なデータを把握し、予算管理に活用するのであれば、専門の分析スタッフが設定・分析したデータを視覚化させたダッシュボードや定型レポートにまとめ、簡単に把握できるものが望ましいことになります。
BIツールを有効に活用するには、扱うデータの質、量、のほか、新しさも重要となります。 正確な分析結果を得るためには、古いデータだけでなく、出来るだけ新しいデータに基づくことが大事です。
このため、月次や週次など、こまめなデータ更新を行う必要があります。 また、蓄積するデータの質も重要なので、BIツール導入の目的をはっきりさせ、自社の現状、データの発生元、対象となるデータ、可視化させたいデータを明確にし、分析したいデータ、データ量、更新頻度に応じて最適なBIツールを選ぶことです。
BIツールの場合、職種や業務内容ごとに、よく行われる分析作業をテンプレート化させている製品もあります。 こうしたものを使えば、業種や各企業の状況にあわせて多少のカスタマイズは必要ですが、導入コスト、導入時のセッティングなどの手間を低減することができます。
BIツールを活用することで、予算管理の際、為替相場の変動や需要の予測により、全体の利益、売り上げの推移をシミュレーションできれば、予算計画がより具体的で確実性が高くなります。
また、経営層向けのデータ分析の場合、データを各部門のスタッフに提供したり、経営会議で使用するKPI（重要業績指標）、さらに、日々のKPIの変化をモニタリングできるようにしたり、問題点の原因分析を行い、計画を修正するためのデータを提供することも必要です。
