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使わない理由がない!Googleスプレッドシートを使うべき7個のメリット

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パソコンで仕事や作業をするとき、「Excel」はもはや必須ともいえるツールになりました。さまざまな機能が搭載されているため非常に便利で、社会人はもちろん、学生や主婦でもExcelを使う機会は増えています。

しかし、そんなExcelにもデメリットがあり、導入費用が高いことです。Excel単体で15,000円程度、オフィスソフトをまとめて購入することで割安になるとはいえ、誰もが気軽に手を出せる金額ではありません。

そこで、ぜひ利用したいのが「Google スプレッドシート」です。Excelと同じような機能を持っており、さらに便利な機能も追加されています。この記事ではGoogle スプレッドシートの特徴やメリットについて解説します。

Google スプレッドシートとは

Google スプレッドシートはGoogleが提供しているネットサービスのひとつで、Excelと同様の処理をネット上で行うことができます。なんといっても最大の魅力は利用料金が無料である点で、気兼ねなく利用することが可能です。

ネット環境がないと利用できない、Excelの機能を完全再現しているわけではない、といった多少不便な点もありますが、それを超えるメリットが数多くあります。

以下、そのメリットを紹介していきます。

Google スプレッドシートを使う7つのメリット

無料でExcelの代わりとして使える

上でも述べましたが、これは本当にありがたいポイントです。Excelのライセンスはパソコン1台につきひとつと決められているので、多くのパソコンにExcelを導入しようとすると多額の資金が必要になります。

一方で、Google スプレッドシートなら何台でも無料でExcelの機能を利用できるため、企業はもちろん、学生やフリーランスにとっても非常にありがたいです。

インストールする必要がない

インストール作業はパソコンの設定に手馴れている人なら大した作業ではありませんが、不慣れな人にとっては意外とハードルが高いものです。

対して、Google スプレッドシートはGoogleアカウントがあればすぐに利用できます。検索エンジンのシェアのほとんどをGoogleが占めている近年では、Googleアカウントを持っている人は多く、持っていなくとも簡単に取得できるため、大きな問題にはならないでしょう。

複数人で同時に編集作業ができる

これもGoogle スプレッドシートの大きなメリットのひとつになります。ネット、つまりクラウド上に全てのデータを保存するため、複数人でデータを共有でき、同時並行で編集作業を行うことが可能です。

Skypeなどのコミュニケーションツールと併用すれば、いつでもどこでも作業スペースを共有できます。

自動で変更履歴が保存されるのでバージョン管理が楽

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クラウド上にデータを保存する形式をとっているGoogle スプレッドシートは、常に変更が自動保存されています。

そのため、誰かが続けて編集作業をして、内容の変更を追えなくなっても、変更履歴を参照するだけで問題を解決できます。もちろん、変更以前の状態に内容を復元することも可能です。

Excelに対応している(開く、保存、変換)

Excelに対応していることは当然として、他にもさまざまな形式でデータを保存できます。面倒なPDFへの変換もクリックひとつで完了するので、とてもありがたい機能ですね。

また、オープンオフィスなどで悩まされた表示のズレが起こることもありません。

便利なアドオンが豊富にある

Google スプレッドシートは初期状態では機能がそこまで充実していないので、Excelの操作に慣れている人にとっては不便に感じるかもしれません。

しかし、ネット上には便利なアドオンが多数公開されており、それを導入することで作業効率を飛躍的に上げることができます。

デバイスを問わず使える

パソコン、タブレット、スマートフォン、いずれのデバイスからでもアクセスでき、編集作業を行うことが可能です。外出時、特に便利に感じる機能となっています。

おわりに

Google スプレッドシートはチームで作業するときにぜひオススメしたいツールのひとつです。

USBメモリにいちいちデータを移して共有、という手間が省けるだけでも仕事の効率は大きく変わってきますよ。