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BIツール導入で苦しんでいる人は必読!最適なBIツールを選ぶために4つの質問

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最適なBIツールを選ぶには、BIツールとは何かという基礎知識に加え、市場に出回っている各製品の特長を学ぶことが大切です。そして、BIツールを導入する目的や、自社のIT環境なども総合的に考慮する必要があります。

とはいえ、何をどう考慮すればいいのかがわかっていないと、頭の中が漠然としてしまい、いくら考えても答えがみつかりません。

ここで、そんなときに有効な4つの質問をご紹介します。質問の答えを明確にして、自社に最適なBIツールを選びましょう。

“だれ”が使うのか――みんな?経営層?

まず、BIツール導入前に明らかにしておくべきなのは、“だれ”が使うのかでしょう。

つまり、BIツールの主なユーザーは経営者層なのか、それとも営業部門なのか、マーケティング部門なのか、はたまた社内全体のレポーティング業務担当者なのか、それらをハッキリさせる必要があるということです。

例えば、主なユーザーが経営者層であれば、企業活動の全体を俯瞰しやすい環境構築が可能なツールである必要があります。社内全体を見回し把握することが導入のポイントになるため、膨大なデータの見やすさは不可欠であり、また意思決定を手助けしてくれるような優れたダッシュボードが必須です。

他には、主なユーザーが各部署のマネージャーならば、部署ごとの目標や現場の活動に合わせて指標や分析の仕方を自由にカスタマイズでき、最終的に効果的なレポートを作成できるツールが必要になります。

または、主なユーザーがレポーティング業務担当者であれば、データ出力・入力がとにかく容易でストレスがなく、工数を圧縮してくれるようなツールを選ぶべきでしょう。

このように“だれ”をハッキリさせるだけで、必要な機能と不必要な機能が明確になり、どのような機能を持ったBIツールを導入すべきなのかの手がかりになります。

“なに”に使うのか――レポート業務簡易化?問題発見?

続いて注目したいのは、“なに”に使うのかということです。

BIツールにはレポーティング・OLAP分析・データマイニング・プランニングといった4つの代表的な機能があります。これら全ての機能を備えたスイート製品もありますが、自社に必要のない機能も盛り込んで、無駄に費用を上げるようなことは避けたいものです。

そこで、自社がBIツールを導入して解決したい問題はどこにあるのか、機能の特徴と照らしあわせて、しっかりと把握しておきましょう。

レポーティングツール

レポーティングツールとは、「素早く問題の兆候を発見する」機能に特化したツールです。 企業のパフォーマンスを常に監視し、目標とのズレが発見されたら即時に知らせてくれるので、問題の兆候を見逃さずに早期に意思決定・注意喚起を行うことが可能です。

OLAP分析ツール

OLAP分析ツールとは、「問題を分析し、複数の要因を検証する」機能に特化したツールです。 蓄積されたデータベースを多角的に分析し、本当の要因がどこにあるのかを的確に指摘してくれるので、見えにくい連関などに惑わされて現象を誤った要因に結びつけるリスクを下げてくれます。

データマイニングツール

データマイニングツールは、「問題への対処のヒントを模索する」機能を持つツールです。 クロス分析、回帰分析、相関分析などの種々の分析方法を通して、問題への具体的な対処法を示唆してくれます。

プランニングツール

プランニングツールとは、「計画の根拠を得る」機能に特化したツールです。 主に経営層の予算編成に役立てられるツールで、過去の実績をもとにしたシミュレーションを参考に、根拠の強い計画を立てることができます。

自社の負担となっているのは、上記のうちのどの段階なのか。どこまでならBIツールに頼らずとも管理ができているのか。それらを見極めながら、全機能を盛り込んだツールが必要か、段階的に導入できるツールが必要かを検討しましょう。

“どこ”で使うのか――自社のIT環境は?

続いて重要になってくるのは、“どこ”で使うのかという点です。 BIツールの強みのひとつは、様々なデータソースからのデータを容易に統合できるという点です。逆に言えば、多種多様なデータソースの利用はしておらず、データ統合にそれほど苦労を感じない場合には、エクセルを利用すれば済むかもしれません。

すでに多種多様なデータを取り扱っていて、ExcelやAccessで複雑なマクロを組んでいたりするのなら、まさにBIツール導入にうってつけの状況と言えるでしょう。さまざまな形式の大量データを処理できるのがBIツールの真骨頂です。「こんな複雑なもの、汎用ツールでは処理できないだろう」と決めつけず、導入を検討することをおすすめします。

“どんなサポート”が欲しいのか

“どんなサポート”が欲しいのか、これも外すことのできない項目です。 BIツールの利用に伴う問題や疑問などに対応してくれるサポートは、ツール販売元にとっても他社に差をつける重要なポイントです。優れたサポートは利用者の満足度向上にもつながりますし、製品への付加価値を足す根拠にもなります。

そのため、初期設定や細かな機能説明までしてくれる稼働サポートが欲しいのか、日々の運用中に必要になった設定変更や機能の追加に対応してくれるサポートが欲しいのか、自社専任のアドバイザーにいつでも相談できる体制を保ちたいのか、専任でなくても常に電話やメールでサポートを受けたいのかなどがあり、自社がどれにあたるのかを正しく把握する必要があります。

しかし一方で、自社に技術力がある場合には、そのようなサポートが必要でないかも知れません。例えば、無償のオープンソースBIツールを利用していて、自社でソースコードも書けるし、保守運用もできるという場合などがそれにあたります。

こういった点も考慮し、導入を検討すべきでしょう。

目的と現状に合わせて最適なBIツール選びを

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以上4つの質問、“なに”“だれ”“どこ”“どんなサポート”を参考にし、自社の企業パフォーマンスを高めるためにどのBIツールを選ぶべきなのか考えてみてください。

また、BIツールは運用において非常に有効なツールではありますが、どんな事態にも対応してくれる万能ツールではありません。 現場の環境をしっかりと整えた上で使用するからこそ、BIツールの力を最大限に発揮できると考えましょう。

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