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業務効率化の為のBIツール
業務改善の成功事例業務改善の成功事例

BIツールとExcelの違いがズバリと分かる3つのポイント

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「BIツールにどんな機能や特徴があり、どんな効果が期待できるのかは分かった」という人が、次に抱く疑問は「どうしてExcelじゃダメなのか?」です。

実際BIツールもExcelも、データを取り込んで表やグラフを作成し、企業活動の意思決定に役立てる道具ですから、似通っていることに間違いはありません。BIツールで出すレポートは、Excelで見慣れた形式であることも多いのも事実です。

しかし、BIツールとExcelには決定的な違いがあります。それはズバリ「機能の質」です。BIツールの方が必ずしも高品質であると言い切ることはできませんが、Excelだけではカバーしきれない点に着目し、改善・補完・補強する役割を持っています。一部の人にとってはExcelの上位互換と考えられているのも確かです。

では、実際にどのような「機能の質」があるのか、3つのポイントに絞ってご紹介させていただきます。

1.異なるソースの大量データの抽出・結合が簡単に行える

BIツールとExcelとの大きな違いのひとつに、異なるさまざまなデータソースに対応しているという点があります。さらに、BIツールは大量データの抽出・結合をより容易に行えます。

BIツールは、CSVやスプレッドシートはもちろんのこと、SQLやその他のクラウドサービス、はたまたソーシャルメディアなど幅広いデータソースに対応しています。つまり、社内システムのみならず、オープンソースデータ、ネット上にある情報を入手・抽出できるのです。リアルタイムクエリに対応しているツールも珍しくありません。

さらに、異なるデータソースから集められたデータを、BIツール上で組み合わせることで、より複雑で多角的な分析に役立てることも可能となっています。

異なる部署間のデータを統合する作業だけでもExcelでは複雑になりがちです。また、大量のデータを抱えたExcelは実際に閲覧する際、処理に時間がかかり、あまり快適とは言えません。

しかし、BIツールは大量データ処理を前提にしており、関係データベース管理システム(RDBMS)を利用しているので、異なるソースから集められた大量のデータを、時間をかけることなく処理でき、閲覧者にストレスを与えることがありません。

2.表やグラフが優れた視覚性と双方向性を持つ

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BIツールがExcelよりも得意としているのが、データの視覚化 (Visualization) と双方向性 (Interactivity) です。

Excelでも表に入力されたデータをもとにグラフを作成できますが、グラフ作成の前提として変数の入力された表の作成が必要であり、表とグラフは決して切り離すことができません。

一方、多くのBIツールではデータを格納するだけで、データの項目がずらりとリストに表示されます。それらを選んで組み合わせるだけで欲しいグラフを作成することが可能です。また、表の作成を前提としていないので、これまで考えてもみなかった組み合わせのグラフを手軽に表示させられ、それが新たな発見につながることもあります。

ツールによっては、同じ項目名のデータを自動的に連関・比較する機能を持つものもあり、大量のデータから手動で必要なデータを探し出し、新たにまとめるという作業を省いてくれます。

他にも、双方向性に注目すると、BIツールがいわゆるインタラクティブである点は無視できない特徴です。Excelでは表に数字が貼られるだけで、こちらが特殊な指示をしない限り、自立的な反応はしません。

しかし、BIツールでは、例えば、グラフ上の一部分にポインタをあてると詳細が表示されたり、クリックしてさらに深く詳細を見たりすることができます。

また、各地域のデータを総合したグラフと、各地域のグラフが表示されている場合、総合されたデータ上の特定の部分にポインタを合わせると、各地域のグラフ内で対応する部分がハイライトされるという機能も持ち合わせています。

つまり、こちらのニーズをBIツールがすぐさま読み取り、欲しい挙動をしてくれるということです。UIが優れているとも言い換えられるかもしれません。

3.より新鮮で信頼できる情報を得られる

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Excelでレポート作成をした場合、当然ですが、そのレポートは特定のExcelで入力されたデータのみに基づいて作成されることになります。そのため、一度作成されたレポートはすぐに古くなりますし、管理を怠った場合には社内システム内で似通ったレポートと混ざってしまったりと、さまざまな問題を抱えがちです。

しかし、BIツールは元となるデータの更新さえ怠らなければ、常に最新の情報を格納できます。そして、そこから常に新鮮なレポートを作成することが可能です。

また、Excelでは起こりがちだった数式の指定ミスやデータの入力ミス、その他故意によるデータ改ざんも起こりにくくなり、結果的にレポートに含まれた情報の信頼性を向上できます。

自社の現状とニーズに照らし合わせて選択を

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総合的に見て、BIツールは多くの点でExcelよりも有用性が高いと言えるでしょう。控えめに言っても、「機能の質」に大きな違いがあることは明らかです。

しかし、データをExcelで処理するか、BIツールで処理するかはそれぞれの企業の現状とニーズによって異なります。BIツールはデータに関連した業務を的確な分析によって手助けしてくれる道具であり、導入が原因で業務が複雑になってしまったり、分析結果に踊らされてしまったりしては元も子もありません。

自社に取り入れるべきかどうか、取り入れるならどうすべきなのか、BIツールにできてExcelにできないことをしっかりと把握した上で検討してみてください。